Seit dem 1. Januar 2009 können die standesamtlichen Überlieferungen nach Ablauf der vom Gesetzgeber festgelegten Schutzfristen im Stadtarchiv nach archivrechtlichen Bestimmungen benutzt werden. Dabei handelt es sich um folgende Bestände und Fristen:
| Geburtsregister 1874 bis 1913 (Abgabe vom Standesamt an das Stadtarchiv nach 110 Jahren) |
| Heiratsregister 1874 bis 1943 (Abgabe vom Standesamt an das Stadtarchiv nach 80 Jahren) |
| Sterberegister 1874 bis 1993 (Abgabe vom Standesamt an das Stadtarchiv nach 30 Jahren) |
| Heiratsregister 1874 bis 1899 online |
| Sterberegister 1874 bis 1938 online |
Die persönliche Einsichtnahme im Stadtarchiv ist kostenlos und während der Öffnungszeiten des Lesesaals möglich. Schriftliche Registerauszüge sind gebührenpflichtig und werden nach der Gebührenordnung des Stadtarchivs berechnet. Sie können über ein Online-Formular bestellt werden.
Aus konservatorischen Gründen sind Fotokopien aus Registerbänden nicht möglich. Alternativ besteht die Möglichkeit, digitale Aufnahmen selbst zu machen oder beim Stadtarchiv in Auftrag zu geben. Beides ist kostenpflichtig.
Historische Hintergrundinformationen
Das Reichsgesetz über die Beurkundung des Personenstandes vom 6. Februar 1875 wurde am 9. Februar 1875 im Reichsgesetzblatt Nr. 4 verkündet und trat am 1. Januar 1876 in Kraft. Es stand nach der Deutschen Reichsgründung 1871 unter dem Eindruck des fortschrittlichen Gedankenguts des französischen Rechtswesens, insbesondere des durch Napoleon eingeführten Zivilgesetzbuchs „Code Civil“. In Preußen – und damit auch in Mülheim an der Ruhr – galten Regelungen zur staatlichen Beurkundung von Personenständen bereits ab dem 1. Oktober 1874. Mit der Einführung der Standesämter in Preußen verlor die Kirche das Monopol auf Beurkundung von Personenstandsfällen. Kirchenbücher wurden zwar weiter geführt, ihr Rechtscharakter änderte sich jedoch hin zu einer ausschließlich innerkirchlichen Bedeutung.
Geburten, Eheschließungen und Todesfälle konnten seither rechtsverbindlich nur noch ausschließlich durch Standesbeamte beurkundet werden.
Zu beurkunden waren danach Geburten, Eheschließungen und Sterbefälle in dazu bestimmten Registern, die ohne Bezug zueinander zu führen waren. Geregelt wurden auch die Standesamtsbezirke, die Art der Registerführung, der Inhalt der Eintragungen sowie das Anlegen von Sammelakten (auch Beleg- oder Beiakten genannt), die bei der Registerführung entstanden. In Mülheim bestanden folgende Standesämter:
| Name des Standesamtes | bestehend von/bis |
| Mülheim an der Ruhr (Stadt) | seit 1. Oktober 1874 |
| Mülheim-Land | 1874 bis 1877 |
| Bürgermeisterei Heißen | 1878 bis 1926 |
| Bürgermeisterei Broich | 1878 bis 1922 |
| Bürgermeisterei Styrum | 1878 bis 1916 |
| Bürgermeisterei Dümpten | 1904 bis 1910 |
| Bürgermeisterei Menden | 1910 bis 1920 |
Im Laufe der Zeit gab es verschiedene Ausführungsverordnungen oder Gesetzesänderungen durch die zum Beispiel 1951 das Standesamt I in Berlin für Personenstandsangelegenheiten der ehemaligen deutschen Gebiete und das Sonderstandesamt in Bad Arolsen für Sterbefälle in Konzentrationslagern eingerichtet wurden. Am 1. Januar 2009 trat das Personenstandsgesetz vom 19. Februar 2007 in Kraft, das unter anderem die elektronische Registerführung ab dem 1. Januar 2014 verbindlich vorschreibt und das Lebenspartnerschaftsregister eingeführt hat.
Die ersten Bände wurden im Dezember 2008 auf der Grundlage der Neufassung des Personenstandsgesetzes vom Mülheimer Standesamt an das Stadtarchiv abgegeben. Hierbei handelte es sich um die Register ab 1874, dem Beginn dieser Überlieferung. Dieses Gesetz bedeutet für das Stadtarchiv die jährliche Übernahme der 110 Jahre alten Geburtenregister, der 80 Jahre alten Eheregister sowie der 30 Jahre alten Sterberegister. Hinzu kommen noch (historische) alphabetische Namensverzeichnisse zu den drei Personenstandsregistern, die jedoch unvollständig sind.